Beri masa yang munasabah
Masa tindak balas bergantung pada kerumitan item. Produk standard mungkin boleh dijawab dengan cepat, manakala item teknikal memerlukan semakan kilang, stok atau kos penghantaran.
Jika tarikh tutup belum hampir, susulan selepas dua hari bekerja biasanya lebih sesuai daripada menghantar reminder beberapa jam selepas RFQ. Untuk kes segera, nyatakan tahap keutamaan sejak email pertama.
Follow-up pertama: ringkas dan membantu
Balas pada thread email asal supaya supplier boleh melihat semua maklumat terdahulu. Tanyakan sama ada RFQ telah diterima dan sama ada mereka memerlukan penjelasan tambahan.
Subject: Follow-Up: RFQ – [Item Name] Dear [Name], I am following up on the RFQ below and would like to confirm that it has reached you. Please let me know if you require any additional specifications or documents to prepare your quotation. We would appreciate receiving your quotation by [date]. Thank you.
Follow-up kedua: berikan keputusan yang jelas
Jika masih tiada balasan dan tarikh tutup sudah dekat, nyatakan bahawa anda sedang memuktamadkan penilaian. Minta supplier mengesahkan sama ada mereka mahu menyertai atau tidak.
Jika mereka tidak dapat membekalkan, jawapan ringkas daripada supplier masih berguna kerana anda boleh menutup rekod RFQ dan mencari sumber alternatif tanpa menunggu.
Dear [Name], We are finalising our quotation review for this requirement. Kindly confirm by [time/date] whether your company will be submitting an offer. If you are unable to quote, a brief confirmation would also be appreciated. Thank you for your assistance.